Anàlisi sobre les despeses deduïbles dels autònoms

En aquest article em vull centrar en analitzar les despeses fiscalment deduïbles que poden desgravar aquells contribuents autònoms (persones físiques) que tributen en el règim d’estimació directa, tant en la modalitat normal com en la simplificada, la més habitual. En bona part coincideixen amb les despeses desgravables en l’Impost de Societats, encara que existeixen algunes diferències. Deixo de banda el supòsit dels autònoms acollits al sistema d’estimació objectiva (règim de mòduls), donat que la quota a pagar d’aquests últims és predeterminada i fixa, i no depèn de les despeses reals que finalment tingui el negoci, de manera que no es poden desgravar.

Un dels temes més controvertits dins del sistema fiscal espanyol és el de les despeses deduïbles en les activitats econòmiques. No perquè el sistema no ho deixi clar, sinó pel tractament particular que es fa d’aquest concepte en determinats casos i dels criteris (encertats o no) que pot establir l’Administració Tributària a l’hora d’enfrontar-se a aquest capítol. La norma general defineix com a despesa deduïble aquella que és necessària per al desenvolupament de l’activitat i que és determinant cara a l’obtenció d’ingressos per a la mateixa.

Quins criteris estableix l’Agència Tributària per considerar que un desemborsament econòmic pot ser considerat o no com a despesa deduïble? Bàsicament tres:

  1. Han d’estar clarament vinculades a l’activitat econòmica realitzada pel contribuent, o com diu Hisenda, que estiguin “afectes” a la mateixa.
  2. S’han de trobar convenientment justificades mitjançant les corresponents factures, o si més no, rebuts vàlids que les demostrin o acreditin de manera clara i transparent.
  3. Han d’estar registrades comptablement pel contribuent en els seus corresponents llibres de despeses o inversions.

D’aquests tres criteris el més particular és el primer, ja que per a determinades partides de despesa, l’autònom haurà de demostrar que corresponen a la seva activitat professional i no a la seva vida privada. Això passa per exemple amb l’habitatge propi si allà es desenvolupa l’activitat, sent necessari determinar el percentatge de la despesa que es pot afectar l’activitat i el que no.

Cal dir que en els darrers tres exercicis fiscals l’Administració Tributària, en la seva lluita sense treva contra el frau i en la seva imperiosa necessitat de recaptar més diners, ve sent molt més exigent a l’hora de considerar si una despesa és o no imputable al negoci.

Quines són les despeses considerades com a deduïbles? Com a regla general es consideren deduïbles les despeses següents:

  1. Els Consums d’Explotació o Adquisicions de Béns per a ser utilitzats en l’Activitat. Estem parlant estrictament de mercaderies, matèries primeres i auxiliars, elements i conjunts incorporables, envasos i embalatges. El Consum de l’exercici es calcula d’acord amb la fórmula: Consums = Existències Inicials + Compres – Existències Finals.
  2. Sous i Salaris de l’activitat econòmica desenvolupada, és a dir, tots els pagaments realitzats als treballadors en concepte de sous, pagues extraordinàries, dietes, assignacions per a despeses de viatges, retribucions en espècie, premis i indemnitzacions per rescissió de contracte.
  3. Seguretat Social de l’empresa: tant la que li correspon abonar pels traballadors contractats, com les pròpies cotitzacions del titular (quotes d’autònoms). També és deduible el pagament de quotes o aportacions a Mutualitats Professionals o de Previsió Social no integrades en el règim de la Seguretat Social. En aquest darrer cas, amb la reforma fiscal aprovada el passat mes de novembre, a partir de gener de 2015 és deduïble el 50% de l’aportació per contingències comunes.
  4. Despeses de Formació i Contribucions a Plans de Pensions del personal contractat, així com assegurances d’accidents del personal.
  5. Arrendaments i cànons de locals comercials o de naus industrials utilitzades en l’activitat econòmica, sempre que no tinguin per objecte terrenys, solars o altres actius no amortitzables.
  6. Reparacions i conservació, despeses de manteniment, recanvis i adaptació de béns materials. No s’inclouen els que suposin una ampliació o millora, ja que es consideren inversions amortitzables en diversos anys.
  7. Serveis de professionals independents per qüestions relacionades amb l’activitat econòmica: honoraris d’economistes, advocats, auditors, notaris, registradors, gestors, assessors… així com les comissions d’agents comercials o mediadors independents.
  8. Serveis exteriors: despeses en investigació i desenvolupament, transports, primes d’assegurances, despeses bancàries, publicitat i relacions públiques, despeses d’oficina i subministraments d’electricitat, aigua, gas i telefonia dels locals de l’activitat econòmica desenvolupada.
  9. Tributs no estatals sobre els locals de l’activitat: l’Impost de Béns Immobles (IBI), la taxa d’escombraries o de residus i altres tributs municipals o autonòmics, o de Corporacions com la Cambra de Comerç. No seran deduïbles ni les sancions ni els recàrrecs de constrenyiment o per presentar fora de termini les declaracions d’Hisenda.
  10. Adquisició de llibres i subscripció a revistes professionals, així com assistència a cursos, congressos i conferències relacionats amb l’activitat.
  11. Quotes de col·legis professionals.
  12. Primes d’assegurança de malaltia del contribuent i la seva família (descendents fins a 25 anys) fins a 500 euros per persona i any.
  13. Despeses financeres: interessos de préstecs i crèdits, despeses de descompte d’efectes, recàrrecs per ajornament de pagament de deutes, interessos de demora d’ajornaments dels pagaments a Hisenda. No s’ inclouran els que es derivin de la utilització de capital propi.
  14. Amortitzacions sobre els béns d’inversió afectes a l’activitat econòmica que es desenvolupa: import del deteriorament o depreciació de les inversions contemplades com a immobilitzat material o intangible afecte a l’activitat. El seu càlcul es realitzarà conforme al que estipula l’impost de societats. En estimació directa normal pot tindre més complexitat a l’existir supòsits de llibertat d’amortització.En el règim d’estimació directa simplificada, les amortitzacions es calcularan linealment d’acord amb aquesta taula:
    Grup Descripció Coeficient Màxim Període Màxim (Anys)
    1 Edificis i altres construccions 3% 68
    2 Instal·lacions, mobiliari, estris i resta de l’immobilitzat material 10% 20
    3 Maquinària 12% 18
    4 Elements de transport 16% 14
    5 Equips per a tractament de la informació i sistemes i programes informàtics 26% 10
    6 Útils i eines 30% 8
    7 Bestiar boví, porcí, oví i caprí 16% 14
    8 Bestiar equí i Fruiters no cítrics 8% 25
    9 Fruiters cítrics i vinyes 4% 50
    10 Oliveres 2% 100
  15. Altres despeses deduïbles: quotes d’associacions empresarials, despeses de vestuari laboral professional com uniformes o altres peces amb l’anagrama del negoci…
  16. Provisions fiscalment deduïbles i despeses de difícil justificació: amb l’entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de gener de 2015 s’estableix un límit anual de 2.000 euros a la deducció en estimació directa simplificada del 5% de l’import del rendiment net previ. Només els autònoms que tributen en estimació directa normal podran desgravar les factures no cobrades o les despeses associades a les devolucions de vendes.

Consideració especial nº 1. Els menjars i les despeses de desplaçament o allotjament

La partida de menjars i despeses de desplaçament i/o allotjament tenen un tractament singular. Es considerarien deduïbles les despeses de menjars realitzades fora del municipi on es desenvolupa l’activitat econòmica del contribuent i sempre que siguin raonables i estiguin degudament justificades. Evidentment, s’han de regir pel criteri general de que siguin necessàries per a l’obtenció dels ingressos. Per tant deduir un dinar de cap de setmana per un import desmesurat que no es pugui justificar com a necessari per a l’activitat té difícil encaix davant l’Agència Tributària a l’hora que aquesta l’accepti com a deduïble. Pagar-li una mariscada al client per tancar un contracte té difícil justificació per a l’Administració.

El mateix passa amb les despeses de desplaçament i d’allotjament. En tots aquests casos el millor és documentar-ho bé amb un resum detallat i desglossat de les despeses realitzades en cada viatge, on es detallin els motius d’aquest i el desglossament pel que fa a cada partida: clients o empreses visitades, quilòmetres recorreguts, despeses d’aparcament, factures d’estancia en hotels o albergs, bitllets d’avió, tren, metro, rebuts de taxis, etc.

Consideració especial nº 2. Despeses compartides

Un altre cas particular és el de les despeses compartides, aquelles que es donen quan el local o l’oficina en què es desenvolupa l’activitat també té la consideració de domicili privat. Quin és el criteri que hem de seguir per diferenciar la despesa empresarial deduïble del simple ús privat?

Primer de tot, és molt important notificar a Hisenda les dades del lloc on es desenvolupa l’activitat econòmica indicant el percentatge del domicili dedicat a aquesta activitat, en el moment de donar-se d’alta censal emplenant el corresponent model 036. Les despeses associades a l’habitatge es podran desgravar en aquest mateix percentatge. No obstant això, el criteri actual de l’Administració Tributària en quant als subministraments és força primmirat: només és deduïble la despesa que individualment correspongui a l’activitat econòmica i no s’admet el prorrateig d’una factura que pugui comprendre les dues situacions.

Això suposa que la factura de la llum o de l’aigua, per exemple, només són deduïbles si el comptador és individualitzat per a cada un dels consums, un per l’empresarial i un altre per al particular, i encara que hi hagi una part de l’immoble afecte a l’activitat no es podrà aplicar aquest percentatge al consum total. No existeixen per tant les despeses compartides, cada despesa ha de correspondre a cada tipus de consum i només serà deduïble el que correspongui a l’activitat econòmica.

Sobre el vehicle particular del contribuent i les seves despeses associades (manteniment, benzina, assegurança, amortitzacions,…): a efectes de l’IRPF només s’admeten íntegrament el 100% de les despeses en el cas d’aquells autònoms que es dediquin a activitats de transport de viatgers, mercaderies, ensenyament de conductors o activitats comercials. És a dir, parlem de taxistes, transportistes, repartidors, missatgers, autoescoles, agents comercials i representants de comerç.

La resta d’autònoms no es poden deduir aquestes despeses per l’IRPF i només fins a un 50% en el cas de l’IVA. Adquirir el cotxe en rènting és una opció cada vegada més estesa, tot i que està subjecta a les mateixes limitacions fiscals esmentades pel que fa a la deducció de les quotes i l’IVA suportat en les mateixes.

En quant al telèfon mòbil: si només tens una línia de mòbil, Hisenda et permet únicament imputar un 50% de la despesa ja que considera que el 50% restant es dedica a trucades relacionades amb la teva vida personal.

Consideració final. Despeses fiscalment no deduïbles

Per últim, deixar clar que les següents partides de despesa no tindran la consideració de despeses deduïbles:

  1. Multes i sancions, inclosos recàrrecs per presentar fora de termini les declaracions d’Hisenda.
  2. Donatius i liberalitats.
  3. Pèrdues del joc.
  4. Despeses realitzades amb persones o entitats residents en paradisos fiscals.
  5. IVA suportat que resulti deduïble i ja s’hagi deduit en la declaració de l’IVA.

Deixa un comentari